Зазвичай накладна оформляється відповідно до пункту 2.1.9 методичних рекомендацій, які були затверджені листом Роскомторга від 10.07.1996 № 1-794 / 32-5.

Накладна повинна містити посилання на документ, що підтверджує наявність шлюбу чи інших претензій, пред`явлених покупцем. Ця накладна, як і акт, складений покупцем, буде основним аргументом при пред`явленні претензій фірмі-виробнику або постачальнику.

А ось для того щоб оформити повернення товару, а не його заміну (тобто повернення з повною виплатою грошових коштів), потрібно враховувати час повернення, а саме товар був повернутий в день покупки або пізніше.

Якщо товар був повернутий в день покупки, гроші можна повернути прямо з операційної каси магазину. Про це сказано в розділі IV Типових правил експлуатації контрольно-касових машин. Переконайтеся, щоб на чеку обов`язково стояв підпис керівника компанії (в разі, коли повноваження розділені або договором позначені рівні права підпису, розписатися на чеку може і заступник основного керівника).

На суму, яка була повернута покупцю, оформляється спеціальний акт, складається він в одному екземплярі. При його оформленні повинні бути присутніми завідувач відповідним товарним відділом, старший касир і касир-операціоніст, що працює в відповідну зміну (якщо така передбачається). Обов`язково збережіть зібрані у покупця чеки, їх необхідно наклеїти на аркуш паперу формату А4, і додати до звіту, поданого в бухгалтерію.

Всі повернуті гроші обов`язково вносяться в книгу касира, який в день повернення обслуговував касовий апарат. Відповідно до цього пункту сума доходу в день оформлення повернення буде зменшена, таким чином виключається можливість випадкової недостачі грошових коштів.

Якщо товар був повернутий не протягом дня покупки, а пізніше, а також в разі, коли покупець втратив касовий чек, повернення грошей здійснюється в такому ж порядку, за винятком того, що гроші беруться з головного касового апарату, що значно ускладнює процес обліку.

Крім цього нагадаємо, що товар можна поміняти не тільки на грошовий еквівалент, а й інший аналогічний товар.