Як організовувати конференції

Визначитися з темою конференції, числом потенційних учасників, термінами проведення та лекторами. Провести переговори з лекторами для отримання згоди на виступ.

Виходячи з тематики і планованого числі учасників необхідно підібрати варіанти місць проведення конференції. Це можуть бути Будинку культури, конференц-зали готелів, ресторани, бази відпочинку та інше. Підбір здійснюється за коштами пошуку в мережі інтернет та різних довідниках міста, на основі отриманих даних формується таблиця потенційних місць із зазначенням назви, адреси, телефону, кількості місць, вартості і наявності необхідного обладнання (наприклад, проектора, екрану, мікрофона).

Продзвонити вийшла базу потенційних місць і уточнити по можливості проведення в бажані дні, вартості оренди, наявності додаткових послуг (наприклад, організації фуршету). В результаті вибрати місце проведення та дату.

Розробити фірмовий стиль конференції (Символ, слоган, кольору і інше) і визначитися з необхідною продукцією (фірмові блокноти, ручки, запрошення, футболки та інше). Замовити продукцію для заходу в сувенірних компаніях. Також сформувати плановану програму.

Надіслати запрошення потенційних учасників на фірмових бланках по електронній пошті або по засобах нестандартного рішення за допомогою кур`єра / пошти (наприклад, на конференцію з флористики у вигляді квітки з тканини на дизайнерському картоні).

Реєстрація учасників, деталізація програми, допомога в трансфері і підборі місця проживання (в разі такої необхідності). Робота з субпідрядниками по організації фуршету, фотозйомки та інше.

Напередодні заходу перевірити готовність залу - обладнання, сувенірна продукція, організація фуршету та інше.

Під час заходу необхідно координувати роботу субпідрядників: промоутерів, кейтерингові служби, фотографів і інше.

після конференції надіслати електронною поштою на фірмовому бланку подяку за участь в захід, можна попросити дати відгуки.