Як почати офіційний лист

Перш за все ознайомтеся з ГОСТ Р 6.30-2003, в якому детально описані всі вимоги до оформлення офіційного листа, встановлені розміри шрифтів і відступи на поля.

офіційне лист пишіть на бланку вашої організації. У ньому обов`язково має бути зазначено її повне найменування, банківські та юридичні реквізити, контактні телефони, звичайний і електронну поштову адресу.

У правому верхньому куті вкажіть прізвище, ім`я та по батькові адресата, його посада і найменування організації. Напишіть детальний поштову адресу організації-адресата, вкажіть обов`язково індекс.

У лівому верхньому полі зазвичай залишено місце для вихідного реєстраційного номера даного листа і проставлення дати його реєстрації. Там же слід написати тему листа. Вона повинна бути вказана в короткій формі, в одне речення. Вказівка ​​теми допоможе вашому адресату швидко визначитися з виконанням листи і вирішити, кому буде доручено підготовку матеріалів по ньому і відповіді.

Будь-яке лист, навіть офіційне, почніть з вітання. Бажано, щоб в ньому прозвучало повне ім`я та по батькові адресата. Привітання почніть зі слова: «Шановний». Ім`я та по батькові адресата, якщо ви не знайомі з ним особисто, ви завжди можете дізнатися по інтернету або зателефонувавши на те підприємство, на якому він працює. Не нехтуйте цією дрібницею, оскільки вам важливо з першої ж фрази заручитися підтримкою тієї людини, на ім`я якого ви пишете лист.

У першому абзаці, перед тим, як викласти основний зміст листа, зробіть короткий вступ - нагадайте адресату попередні обставини, приведіть статистичні дані або інші вступні відомості, які будуть необхідні йому для кращого розуміння суті вашого послання. Починати перший, вступний абзац слід зі слів: «При цьому направляємо вам ...», «За домовленостями, досягнутими ...» або «У зв`язку з тим, що ...» і т.п.