Як скласти опис в особовій справі

Пам`ятайте, що особиста справа в обов`язковому порядку ведеться тільки по співробітниках установ державної служби, всі інші роботодавці приймають рішення про ведення або не ведення особистих справ на свій розсуд. Разом з тим, якщо рішення про ведення особистих справ співробітників було прийнято, оформляти документацію слід відповідно до норм діловодства.

До складу особової справи співробітника входить досить великий обсяг документації, включаючи анкету співробітника, його біографію, рекомендації та характеристики, документи про здобуту освіту та ін. Одним з неодмінних атрибутів особової справи працівника є внутрішня опис документів справи.

Складіть внутрішню опис документів - це перший документ, який вкладається в справу. Оскільки особиста справа формується в хронологічному порядку, аналогічним чином складається і опис. Таким чином, спочатку в опис вноситься весь перелік документів, оформлених і отриманих від співробітника при прийомі на роботу. Надалі, при надходженні нової документації, документи підшиваються до справи і вносите в опис в хронологічному порядку.

При веденні особистого справи співробітника кожному підшиті документу присвоюйте порядковий номер. Окремою нумерацією маркіруйте сторінки. Крім того, в залежності від категорії документа, йому присвоюйте особливий індекс.

При внесенні даних у внутрішню опис документів особової справи вказуйте відомості про порядковий номер і індексі кожного документа, повне найменування документа і кількості аркушів у справі, яке даний документ займає. Листи, на яких ведеться опис, нумеруйте окремо від загального масиву справи. внутрішню опис завірте підписом і її розшифровкою із зазначенням на посаду. Коректне заповнення внутрішнього опису дозволяє систематизувати особисті справи співробітників і зробити доступ до відомостей про співробітника зручним і оперативним.