Як оформляти інструкції

Будь-яка інструкція повинна бути оформлена на бланку підприємства, де вказані всі основні реквізити: емблема підприємства (якщо така є), найменування (як повне, так і коротке), місце складання, якщо це не очевидно з назви. Наприклад, ТОВ «Комфорт» - універсальне найменування, тому в бланку має бути зазначено місце знаходження: Перм або г.Евдаково, Оренбурзька область.Любая інструкція повинна затверджуватися або посадовою особою (керівником), або розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) . Гриф обмеження доступу до розташовується в правому верхньому кутку і складається зі слів: ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок, знаків пунктуації) - нижче - повне найменування посади затверджує особи-нижче - його підпис і розшифровка подпісі- нижче - дата затвердження. Якщо інструкція вводиться в дію наказом, запис розташовується там же, її зміст буде виглядати: УТВЕРЖДЕНО- нижче - наказом ТОВ «Комфорт» - нижче - від 02.05.2010 №98.

Наступний обов`язковий реквізит - заголовок. Він повинен розповісти, про що цей документ, містити вичерпну інформацію, але не бути надмірно довгим. Наприклад: інструкція з техніки безпеки при роботі на свердлильному верстаті марки "N".
Далі слід зв`язний текст інструкції. Він поділяється на розділи, пункти і підпункти. Як правило, початок - це розділ «Загальні положення», де необхідно вказати мету, призначення документа, для кого він розробляється. Текст друкується від третьої особи, однини чи множини, російською мовою. Вимоги до паперу: формат А4, відступ зліва не менше 20мм, праворуч - не менше 10мм, зверху і знизу - не менше 20мм. Приклад першого листа посадовий інструкції.

Підписується інструкція посадовою особою, відповідальною за розробку. При необхідності узгодження з зацікавленими службами (економічної, юридичної, охорони праці та ін.) Інструкція візується спеціалістами. Візи розташовуються нижче підпису відповідального за розробку і містять підпис, розшифрування підпису, дату- розташовуються в алфавітному порядку за прізвищем візує. Якщо інструкція іменна (наприклад, посадова інструкція), обов`язковий реквізит - ознайомлення. Ознайомлення відбувається після повного узгодження і затвердження документа. Зміст ознайомлення: «З інструкцією ознайомлений, підпис, ініціали та прізвище, дата». Приклад другого листа посадовий інструкції.