Як оплатити проїзд співробітнику

Щоб оплатити проїзд співробітнику у відрядження, її потрібно оформити відповідним чином. Видайте наказ про направлення працівника у відрядження, випишіть йому посвідчення про відрядження, а також службове завдання за уніфікованою формою, в яку також входить звіт про виконання. Щоб усе відповідало букві закону, в трудовому договорі має бути вказана адреса стаціонарного робочого місця цього працівника.

Згідно ст. 168 ТК РФ, роботодавець зобов`язаний оплатити витрати співробітнику, направляється за наказом у відрядження. До них відносяться витрати: на проїзд до місця відрядження, по найму житлового приміщення, компенсаційні витрати, пов`язані з проживанням поза постійним місцем проживання - добові, інші витрати, які будуть проведені з відома роботодавця.

Розміри компенсаційних виплат і порядок відшкодування витрат на відрядження визначте відповідно до колективного договору вашого підприємства або локальними нормативними актами, розробленими з цього питання. Підприємство має право цими локальними актами встановлювати власні розміри компенсацій, але, щоб вони не вважалися доходом і не оподатковувалися, розмір добових для відрядженого працівника в межах території РФ не повинен перевищувати 700 рублів.

Передбачте відповідні компенсації в локальних нормативних актах. У цьому випадку страхові внески на компенсацію витрат на проїзд від місця перебування працівника до місця відрядження нараховуватися не будуть. Згідно ст. 9 Закону «Про страхові внески ...», виплати, що мають компенсаційний характер, не обкладаються страховими внесками.

Не підлягають обкладенню ПДФО, згідно п. 3 ст. 217 Податкового Кодексу РФ, документально підтверджені витрати на квитки до місця призначення і назад, транспортні та комісійні збори, оплата за проїзд на вокзал і назад в місцях відправлення, призначення і транзитних пересадок. Не враховуються як дохід оплачений організацією провезення багажу, витрати по найму житла і послуг зв`язку.

Витрати на проїзд до місця роботи від місця, де відрядження знімає житло, не визнаються витратами на відрядження, так само, як і інші витрати, що відшкодовуються працівникові за рішенням керівництва (поїздки на таксі, екскурсійне обслуговування). Якщо підприємство вирішило їх відшкодувати, то вони підлягають включенню в його сукупний дохід і обкладаються ПДФО за ставкою 13 відсотків.