Як вести облік трудових договорів

Спеціальної форми, затвердженої законодавчими актами, у журналу по реєстрації та обліку договорів не існує. Ви маєте право розробити бланк документа самостійно. Є деякі реквізити, які є обов`язковими для журналу з обліку трудових договорів.

Титульний лист, як правило, повинен містити інформацію про компанію, де ведеться облік трудових договорів. Напишіть назву документа посередині великими літерами. Впишіть найменування фірми. Якщо підприємство є великим, для кожного відділу (служби) доцільніше завести окремий журнал. Вкажіть в даному випадку назва структурного підрозділу. Напишіть дату, коли документ був заведений. Впишіть найменування посади, персональні дані співробітника, призначеного відповідальним за оформлення, висновок договорів з персоналом фірми. У багатьох організаціях цим займається кадровик.

У програмі «Excel» сформуйте таблицю, що складається з восьми стовпців. У першому стовпці вкажіть порядковий номер трудового договору, в другому - номер договору, присвоєний йому при оформленні співробітника на посаду. У третьому, четвертому стовпцях напишіть терміни дії договору, тобто дату початку, закінчення. У п`ятому стовпці впишіть предмет договору. Це може бути прийом на посаду начальника відділу розрахунків заробітної плати. Тобто в цій графі вказується і найменування позиції, куди оформлений співробітник

У шостому стовпці вкажіть персональні дані фахівця, з яким укладено трудовий договір, оформлено додаткову угоду. У сьомому стовпці вкажіть номер архівної папки, її місце розташування. У восьмому - проставте підпис відповідальної особи, його прізвище, ініціали. Роздрукуйте таблицю і ведіть облік трудових договорів.

Врахуйте, що трудові договори є важливими правовими документами. При звільненні відповідальної особи обов`язково складайте акт передачі документації. Новоприйнятому працівнику треба буде вести облік договорів у відповідності до вимог.