Як оформити особисту справу

В особовій справі, як правило, містяться такі відомості про працівника: особистий листок з обліку кадрів, копії документів про освіту, копія наказу і заява про прийом на роботу, трудовий договір, зміни та доповнення до нього, документи про атестацію та підвищення кваліфікації, а також інші документи, які необхідні кадровій службі (копія свідоцтва про укладення шлюбу, про народження дітей, паспорта, військового квитка тощо).

Особиста справа кожного співробітника оформляється в окрему папку з картонною обкладинкою - швидкозшивач. На ній проставляється реквізити: прізвище, ім`я, по батькові працівника, дата відкриття справи. Після звільнення співробітника особиста справа закривається. Документи в обов`язковому порядку підлягають до здачі в архів.

Закриті особові справи нумеруються, складається внутрішній опис документів справи. Документи в папці збираються в хронологічному порядку - з моменту надходження працівника до дати звільнення. У такій же черговості складається внутрішній опис. Нумерація аркушів опису окрема від нумерації документів особової справи.

Особові справи співробітників видаються тільки керівнику або іншим особам за розпорядженням керівника, а також самому працівнику. Інформація, що зберігається в особовій справі, є конфіденційною, а значить, не підлягає розголошенню стороннім людям. Забороняється вносити зміни в попередні документи особової справи, а також витягувати їх.

У відділі кадрів зберігаються справи тільки нині працюючих співробітників. Документи звільнених працівників передаються в архів. Там вони зберігаються 75 років, а особисті справи керівників, керуючих, а також осіб, що мають нагороди та ступеня, безстроково.