Як вести облік витрат

Всі витрати, які визнаються в бухгалтерському та податковому обліке, повинні бути економічно обгрунтованими і підтвердженими. Припустимо, ви направили в службову поїздку співробітника. По поверненню він надав наступні документи: рахунки на послуги зв`язку, авіаквитки, а також чеки з боулінг-клубу. Послуги зв`язку ви можете відобразити в обліке в тому випадку, якщо до рахунку надано акт і роздруківка дзвінків (деталізація викликів). Авіаквитки також можуть бути документом, що підтверджує витрати підзвітних коштів. А ось відвідування клубу є якоюсь розважальною програмою, яку фірма не зможе відобразити в бухгалтерському обліке.

Правильно оформляйте операції, пов`язані з будь-якими витратами. Якщо це авіаквиток, то крім нього вам також необхідно надати маршрутну квитанцію і посадковий талон. Якщо це чеки, рахунки або квитанції, вони повинні містити найменування організації, друк, назва операції. Тільки після цього ви маєте право прийняти їх до обліку.

Відбивайте витрати на синтетичних рахунках бухгалтерського обліка. Припустимо, співробітник був відправлений у відрядження, яка пов`язана з основною діяльністю організації. У цьому випадку витрати слід списати на рахунок 20, 25 або 26. Якщо поїздка стосувалася отримання доходів, не пов`язаних з основною діяльністю, суми витрат відобразіть на рахунку 91. При цьому складіть авансовий звіт, а суми покупок включите в книгу обліка витрат.

Якщо ви є платником ПДВ, для вирахування вам необхідно отримати рахунок-фактуру. Тільки цей документ ви маєте право зареєструвати в книзі покупок. Податковий документ повинен бути оформлений за всіма правилами, тобто мати реквізити організацій, найменування операцій, суму ПДВ, вартість товару (послуги), всі необхідні підписи і печатки покупця і постачальника.