Як зберігати документи і бланки

Терміни, протягом яких повинні зберігатися документи і бланки, обумовлюються в п. 8 ст. 25 Податкового Кодексу РФ. Зокрема, для документів бухгалтерського обліку і тих, що необхідні для обчислення і сплати податків, термін зберігання встановлено в 4 роки. Це саме можна сказати до тих документів, які є підтвердженням сплати податків і отриманих підприємством доходів, а для організацій - і зроблених витрат.

Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» підвищує встановлений термін зберігання подібного роду документів на один рік, тобто первинні облікові документи організація повинна зберігати не менше 5 років.

Бланки суворої звітності також відносяться до «первинці». Оскільки вони служать підтвердженням готівкових грошових розрахунків, вироблених без використання контрольно-касових машин, то до термінів і умов їх зберігання застосовуються норми, встановлені в «Положенні про здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки ».

Копії використаних корінців бланків зберігайте в упакованих та опечатаних мішках. Мішки повинні бути систематизовані і підписані. Після закінчення п`ятирічного терміну зберігання, але не раніше, ніж через місяць після останньої інвентаризації та перевірки товарного звіту, корінці бланків знищіть на підставі акта про списання. Акт підписують члени комісії, в яку входить керівник підприємства. Цей же порядок списання передбачений для некомплектних або зіпсованих через необережність бланків.

Для зберігання первинної бухгалтерської документації та бланків суворої звітності виділіть, по можливості, окреме приміщення-архів. Оснастіть його вогнетривкими шафами, оснащеними пломбами. Доступ в нього слід обмежити на підставі відповідного наказу, підписаного керівником підприємства. У наказі повинен бути встановлений порядок користування архівом і обліку видачі документів, що зберігаються в ньому.