Як скласти документ

Складання документа почніть з уточнення його доцільності і кола питань, який підлягає вирішенню. Це допоможе вам визначитися з типом документа та його формою, багато в чому визначають характер і стиль викладу його змісту.

Вивчіть законодавчі урядові та відомчі нормативні акти, які регламентують порядок вирішення таких питань. Це дуже важливий етап, який показує вашу грамотність, і дозволяє скласти документ, що повністю відповідає встановленим порядком оформлення і вирішення робочих питань. Це так само допоможе визначити адресата, який стверджує і узгоджувальний орган і забезпечить відповідність змісту даного документа і його форми компетенції даної організації.

Вивчіть тексти розпорядчих та нормативних документів, щоб складається документ не вступав в протиріччя з ними, не дублював їх. Для цього необхідно мати електронну базу таких документів.

Зберіть інформацію по суті вирішуваних питань, складіть проект документа. При складанні використовуйте трафаретні тексти і стандартні фрази і вирази, які традиційно використовуються в діловій документації. Вивчіть інші документи, які були розроблені у вашій організації або в системі однорідних підприємств і візьміть стиль їх складання за основу.

Основний текст документа покликаний спонукати до якого-небудь дії, переконати. Він повинен бути аргументований і логічний. Формулювання повинні бути строго витримані в юридичному відношенні. На першому місці стоять вимоги до достовірності та об`єктивності викладається інформації. Текст повинен бути точним і максимально інформативний і лаконічний. Природно, в ньому не повинно бути граматичних, пунктуаційних і стилістичних помилок. У тому випадку, якщо в документі ви згадуєте відомості, що містяться в іншому джерелі або документі, ви повинні вказати всі його вихідні дані.

Відредагуйте проект документа і узгодьте використання цього пароля з тими особами, які уповноважені на це. Після цього оформите документ відповідно до прийнятих норм і підпишіть його.